Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.

Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định.

2. Ý nghĩa

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

3. Làm thế nào xác định công việc?

Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?

Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who

- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

- Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
- Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

- Xác định nguồn lực thực hiện 5M

3.1 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

3.2 Xác định nội dung công việc (What?)

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

3.3 Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Testing những công đoạn nào?…

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hổ trợ.
- Ai chịu trách nhiệm…

3.4 Xác định phương pháp 1h

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

3.5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình)

3.6 Xác định phương pháp kiểm tra (check)

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

3.7 Xác định nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

- Man = nguồn nhân lực.
- Money = Tiền bạc.
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine = máy móc/công nghệ.
- Method = phương pháp làm việc.

a. Man, bao gồm các nội dung:

- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:

- Xác định tiêu chuẩn NVL.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương pháp giao hàng
- Thời hạn giao hàng.

4. Phân loại

- Hoạch định chiến lược.
- Hoạch định tác nghiệp.
- Hoạch định dự án.
- Mục tiêu.
- Hoạch định năm.
- Hoạch định tháng.
- Hoạch định tuần.

4.1 Hoạch định chiến lược

Đặc điểm

- Thời hạn: vài năm
- Khuôn khổ: rộng
- Mục tiêu: ít chi tiết

Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược

- Nhận thức được cơ hội
- Xác định các mục tiêu
- Phát triển các tiền đề
- Xác định các phương án lựa chọn
- Đánh giá các phương án.
- Lựa chọn phương án
- Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
- Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ

Đầu ra của hoạch định chiến lược:

- Một bản kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch phát triển công ty.

4.2 Hoạch định tác nghiệp

Đặc điểm

- Thời hạn: ngày, tuần, tháng
- Khuôn khổ: hẹp
- Mục tiêu: chi tiết xác định

Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:

- Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:
- Các loại sổ tay, cẩm nang.
- Quy trình hoạt động
- Các quy định
- Hướng dẫn công việc
- Các biểu mẫu
- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.

4.3 Hoạch định dự án

- Xác định các yêu cầu của dự án.
- Xác định các quy trình cơ bản.
- Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án.
- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ gantt

4.4 Mục tiêu:

(Phần này, bạn tham khảo theo kỹ năng quản lý theo mục tiêu)

- Phân loại mục tiêu
- Điều kiện của mục tiêu
- Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu:

4.4.1 Phân loại mục tiêu

- Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân

- Theo Peter Drucker, mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau:
+ Tồn tại và tăng trưởng.
+ Lợi nhuận
+ Phân bổ các nguồn lực và rủi ro
+ Năng suất
+ Vi thế cạnh tranh
+ Phát triển nguồn lực
+ Phát triển công nghệ
+ Trách nhịêm xã hội.

4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:

Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
- Specific – cụ thể, dễ hiểu
- Measurable – đo lường được
- Achievable – vừa sức.
- Realistics – thực tế.
- Timebound – có thời hạn.

a/Specific – cụ thể, dễ hiểu

- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.
- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

b/Measurable – đo lường được

- Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?
- Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.

c/Achievable – vừa sức.

- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.
- Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

d/Realistics – thực tế.

- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.

e/Timebound – có thời hạn.

- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.
- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

4.4.3 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)

Có thể sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch
Một trong những công cụ rất hiệu quả là phần mềm Microsoft project.

4.5 Hoạch định kế hoạch năm

Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:

- Từ chiến lược của công ty.
- Từ các dự án tham gia
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

Nội dung của kế hoạch công tác năm:

- Nội dung các mục tiêu công việc.
- Thời gian thực hiện.
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).

4.6 Hoạch định kế hoạch tháng:

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng

- Các công việc trong kế hoạch năm.
- Các công việc tháng trước còn tồn tại.
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao.

Nội dung kế hoạch tháng

- Các công việc quan trọng trong tháng
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).

4.7 Hoạch định kế hoạch tuần

Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

- Các công việc trong kế hoạch tháng.
- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

NỘI DUNG BẢN KẾ HOẠCH TUẦN

- Các công việc quan trọng trong tuần
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).

Thế nào là chuyên nghiệp?

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về tính chuyên nghiệp trong công việc, nhưng tựu trung lại đều thống nhất rằng “tính chuyên nghiệp được khẳng định bằng hiệu quả”.

Chuyên nghiệp, hiểu theo nghĩa đơn giản nhất là chuyên tâm vào ngành nghề của mình. Ai chuyên tâm làm việc đều đã có thể gọi là chuyên nghiệp. Khi chuyên tâm và dốc toàn lực vào đó thì thường họ sẽ rất giỏi trong phạm vi ngành nghề của họ.

Chuyên nghiệp là biết cách điều tiết công việc phù hợp với tiến độ và môi trường xung quanh để tạo nên hiệu quả tốt nhất.

Hay chuyên nghiệp thể hiện qua tác phong làm việc nhanh nhạy, khoa học kết hợp với việ nắm vững về kiến thức chuyên môn

Theo Ông Nguyễn Trung Thẳng, tổng giám đốc Công ty Masso, đơn vị đã chọn cho mình khẩu hiệu “Leading by professionalism” (Dẫn đầu bằng tính chuyên nghiệp) đưa ra định nghĩa: “Chuyên nghiệp bao gồm sự đồng bộ nhất quán từ ý tưởng đến cách thức thực hiện sao cho đạt được mục tiêu đề ra. Đặt mục tiêu là 1 và thực hiện trọn vẹn được 1”.

Phong cách “pro” không chỉ có trong những công việc có qui mô lớn mà phải thể hiện ngay trong từng công việc nhỏ. Mục đích của sự chuyên nghiệp là nhằm tạo ra sự hoàn chỉnh và sự hoàn chỉnh chỉ có được khi tất cả các chi tiết dù là nhỏ nhất phải được xây dựng một cách đồng bộ, nhất quán.

Nói tới chuyên nghiệp, người ta dễ tưởng là cái gì đó to tát. Nhưng ngược lại, chuyên nghiệp có khi được đánh giá ở những cái bé tẹo đến không ngờ. Đó có thể là “điện thoại đổ chuông ba tiếng phải nhấc máy”, “không trễ hẹn với khách, nếu trễ vì bất kỳ lý do gì phải điện thoại báo”, “đi làm đúng giờ”, “biết cười với khách hàng”, “không được phép mang sandal, dép lê, guốc, không mặc áo thun, áo quần lòe loẹt”…

Ở một công ty, tính chuyên nghiệp được “đo” trên từng nhân viên. Không lạ khi những công ty lớn, tồn tại lâu đời (đa phần là công ty nước ngoài) đều chủ động xây dựng cho mình một “chuẩn mực chuyên nghiệp” và đòi hỏi nhân viên phải tuân thủ.

Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp.

Trên thực tế, ở nước ta hiện nay có rất nhiều người chưa ý thức được tầm quan trọng của việc tạo cho mình phong cách làm việc chuyên nghiệp, điều này đã tạo nên một hệ quả đáng lo ngại đó là “sức ỳ” trong khả năng sáng tạo và phát triển bản thân. Tính chuyên nghiệp là một đòi hỏi ngày càng thiết thực trong cuộc sống, vì vậy nếu không muốn bị đào thải thì ngay từ bây giờ bạn nên bắt đầu kế hoạc xây dừng cho mình hình ảnh một nhân viên chuyên nghiệp thực sự.

Thiết lập tác phong công nghiệp

Thiếu tác phong công nghiệp là một trong những yếu điểm lớn nhất của lao động Việt Nam. Tác phong công nghiệp thể hiện trước nhất ở việc tuân thủ và biết quý trọng thời gian, nhiều người chúng ta vẫn thường có thói quen sài “giờ cao su”, điều này đã khiến chúng ta trở thành kiểu mẫu của sự chậm chạp, lề mề trong công việc. Với các nước phát triển, tuân thủ giờ giấc theo đúng luật định là một trong những nguyên tắc cơ bản, tiên quyết để đưa doanh nghiệp đi đến thành công, và nếu ở phương diện cá nhân thì đó là yếu tố đầu tiên để nhà tuyển dụng chọn lựa.

Lập kế hoạch trong công việc và cuộc sống

Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho bạn xác định được mục tiêu và dễ dàng hình thành nên những bước đi chuẩn xác trong việc thực hiện các mục tiêu đó của mình. Việc lập kế hoạch và dự tính thời gian hoàn thành tạo cho bạn thói quen làm việc chủ động, có trách nhiệm đồng thời sẽ góp phần làm cho côn việc của bạn được tiến hành một cách đồng bộ ăn khớp và hiệu quả hơn.

Phát triển khả năng độc lập và tự chủ trong công việc

Dù cho bạn làm việc theo cá nhân hay đội nhóm thì việc tạo cho minh tính tự chủ và độc lập trong công việc luôn là điều hết sức quan trọng. Khả năng tự chủ và độc lập trong công việc cho phép bạn phát huy được tính sáng tạo của mình thể hiện cho mọi người thấy rõ năng lực của bạn. Tính độc lập và tự chủ trong công việc sẽ giúp bạn tránh khỏi việc lúng túng và bối rối khi có bất kỳ sự thay đổi nhân sự nào trong nhóm hoặc phòng ban.

Không ngừng học hỏi và nâng cao kiến thức chuyên môn

Xã hội phát triển không ngừng, chính vì vậy mà những đòi hỏi trong công việc sẽ ngày càng cao và đa dạng. Nếu như bạn không trang bị cho mình những kiến thức phù hợp với thời đại thì sẽ không tránh khỏi việc bị đào thải. Đây được gọi là xây dựng “chất xám chuyên nghiệp”, trình độ , kiến thức chuyên môn của bạn luôn là yếu tố quyết định hàng đầu cho quá trình đi đến thành công của bạn

Ý thức trách nhiệm và tinh thần cầu tiến

Vô trách nhiệm, bảo thủ và không có tinh thần cầu tiến là những đức tính mà không một nhà quản lý nào muốn có ở nhân viên của mình. Sự thiếu trách nhiệm sẽ dẫn đến cách làm việc qua loa, cẩu thả có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Ngay từ bây giờ bạn hãy xây dựng cho mình ý thức làm việc có trách nhiệm, hãy xem việc của công ty như là việc của chính mình và dốc hết sức để hoàn thành nó một cách hiệu quả nhất.

Tạo cho mình khả năng thích ứng với mọi môi trường và bất kỳ sự thay đổi nào.

Sự thích ứng nhanh cũng là một trong những thể hiện của tính chuyên nghiệp.Những gì bạn đang nắm trong tay hôm nay đều có thể thay đổi vào ngày mai. Nên chủ động và chuẩn bị mọi điều kiện cần thiết để khỏi phải lúng túng khi gặp những biến đổi bất ngờ từ môi trường làm việc năng động và hiện đại như ngày nay.

Giao tiếp hiệu quả

Nghệ thuật giao tiếp luôn được xem như là chiếc chìa khóa vàng đối với sự thành công. Với một số ngành nghề, giao tiếp và thuyết phục khách hàng chiếm vị trí trọng yếu trong thành công của các doanh nghiệp.Đối với các cá nhân giao tiếp hiệu quả không những giúp họ chiếm được cảm tình từ người đối diện mà còn giúp họ chia sẽ học tập được nhiều kinh nghiệm trong công việc, mở rộng các mối quan hệ xã hội và nắm bắt nhanh chóng các cơ hội để đi đến thành công.

Trang phục phù hợp

Trang phục phù hợp sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công việc của bạn Nếu cách phục trang và tác phong của bạn thể hiện đúng vị trí, tính chất công việc, tạo được niềm tin rằng bạn sẽ đảm nhận tốt nhất vai trò của mình thì đó là phong cách chuyên nghiệp.

Nắm vững quy tắc văn hóa nơi công sở

Sắp xếp nơi làm việc gọn gàng ngăn nắp, tuân thủ các điều lệ quy định của công ty, tham gia tích cực vào các phong trào hoạt động do đoàn thể tổ chức.Thân thiện hòa đồng với đồng nghiệp, biết học hỏi và giúp đỡ lẫn nhau. Hợp tác và cạnh tranh lành mạnh trong mọi trường hợp. Tạo được sự tín nhiệm và tin cậy từ cấp trên và đồng nghiệp, đó chính là phong thái của một nhân viên chuyên nghiệp

Biết cách thư giãn

Nghiêm túc trong công việc không có nghĩa là luôn im lặng, cau có và tách biệt với tập thể. Biết cách thư giãn đúng lúc để tạo thêm năng lượng cũng là một phần của phong cách làm việc hiện đại.

Tóm lại, xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp là một trong những điều kiện cần cho sự thành công của bạn. Với phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả sẽ giúp bạn thu phục được niềm tin và gặt hái được nhiều thành quả hơn trong công việc

Hy vọng những gợi ý trên đây sẽ giúp bạn tạo dựng cho mình một phong cách làm việc chuyên nghiệp và ấn tượng tốt trong mắt đồng nghiệp và đối tác.

©Thanh Hường@SAGA

Trong quá trình tìm hiểu về cách làm việc chuyên nghiệp cho bản thân mình, tôi sưu tầm được một số bài viết này, post lại đây để chia sẻ cho bạn bè của mình. Việc tôi phải đọc các bài này khẳng định một điều là tôi chưa chuyên nghiệp.

Yêu cầu: mỗi người hãy xác định cho mình ba mục tiêu quan trọng cần phải đạt được trong vòng một năm sắp tới. Bước thứ hai là xếp hạng ba mục tiêu đó. Và đây là phần thực hành lập kế hoạch với mục tiêu xếp hàng đầu của một sinh viên 21 tuổi.

Cuối năm ngoái, anh chàng này đã gửi tặng chúng tôi những hình ảnh thú vị của chuyến du hành lên thị xã sương mù với lời đề tặng: “Kết quả của một kế hoạch tốt”. Người bạn này còn tiết lộ việc đã dùng phương pháp này để lập kế hoạch dài hơn trong ba năm, năm năm và mười năm tiếp theo để vươn tới cái đích cuối cùng: “Tôi muốn đứng đâu trong cuộc sống?”.

Mục tiêu: Khám phá SaPa
Lý do: Đó là ước mơ từ nhỏ
Điểm mạnh: Có một người bạn đồng hành tâm đầu ý hợp.
Điểm yếu: Hạn chế về thời gian và kinh phí.
Khắc phục: Lập kế hoạch chi tiết về chuyến đi (kinh phí, thời gian) và kế hoạch tiết kiệm.
Mục tiêu dự phòng: Đi Hội An

Chuyện thứ hai: Kế hoạch là một phần cuộc đời tôi

Đây là tâm sự của bạn Lê Thành Nam Giải Phóng, chuyên viên quản lý đại lý bảo hiểm của Công ty bảo hiểm nhân thọ Manulife:

“Tôi bắt đầu lập kế hoạch từ lúc cảm thấy thời gian của mình không còn nhiều như mình tưởng nữa. Sức lực cũng có hạn, trong khi những điều mà tôi muốn làm cho gia đình và bản thân quá nhiều. Tôi quyết định làm từng thứ một, để nếu không kịp làm tất cả thì những gì đã làm được cũng thật sự hoàn thành.

Tôi vào công ty năm 1999 với mức lương 80USD và mong muốn sau hai năm phải là 400USD. Nghe có vẻ hoang tưởng, nhưng tôi biết sáu tháng công ty xét lên lương một lần. Tôi phấn đấu vì mục tiêu lên lương mỗi sáu tháng. Và bây giờ toại nguyện. Một kinh nghiệm là nếu bạn muốn làm gì thì cần phải tính toán và điều quan trọng nhất là hãy bắt tay vào làm ngay”.

Gọi kế hoạch là “chiếc bản đồ” mà không có nó ta không biết sẽ đi đâu. Phóng đã xác định các yếu tố như thế nào?

Thời gian: việc này làm vào thời gian nào trong mỗi ngày, bao lâu thì xong? Nếu không, bao lâu thì bỏ qua kế hoạch này?
Cần những gì để hỗ trợ việc thực hiện?

Công việc phải khả thi, vừa sức và không hoang tưởng. Có thể biến những mục tiêu lớn lao thành những mục tiêu nhỏ hơn để không bị sức ép quá lớn. Phải làm ngay, vì những kế hoạch dễ dàng bị rơi vào quên lãng và chúng ta không còn hứng thú với việc thực hiện nó nữa.

Chuyện thứ ba: Hãy sống chủ động hơn

Giáo sư Donald E. Wetmore, chuyên gia về môn quản trị của các trường đại học Mỹ, đưa ra một câu nói nổi tiếng: “Chúng ta không thất bại vì kế hoạch, mà đa phần đều thất bại trong việc lập kế hoạch”. Năm lời khuyên của ông cho một ngày như sau:

* Lên kế hoạch vào… buổi tối. Sẽ rất hiệu quả vì bạn sẽ yên tâm đi ngủ mà không bận tâm về những chuyện của ngày mai nữa. Đặc biệt, giấc ngủ sẽ giúp bạn hiệu chỉnh những sai sót của bản kế hoạch. Hôm sau tỉnh dậy, bạn sẽ thấy nó… hay hơn nhiều.
* Phải viết ra giấy. Khái niệm “năng lượng viết mực” khá thú vị: khi viết sẽ xuất hiện những điều tuyệt diệu mà bạn chưa bao giờ nghĩ đến.
* Hãy tính đến hai loại công việc: “phải” và “muốn”. Một bên là trách nhiệm, còn một bên là nhu cầu. Tính toán và cân nhắc cho kỹ nhé!
* Lập một kế hoạch… quá tải. Đó là một sự thách thức. Nếu bạn chỉ có một việc trong kế hoạch, thể nào cũng tốn nguyên ngày. Nếu ba việc thì khác, thời gian sẽ chia làm ba.
* Nhưng nếu bạn ghi ra 12 món thì sao nhỉ? Chỉ có thể làm xong chín món thôi, nhưng dần dà khả năng làm việc của bạn sẽ được nâng cao rõ rệt đấy.
* Xác định ưu tiên. Đề ra nhiều nhưng bạn phải xác định cái nào là yêu cầu hàng đầu và bức thiết nhất để có thể làm được.

s.t

Có một vị quốc vương, khi ra ngoài đi săn không may bị đứt một ngón tay, mới hỏi vị đại thần thân cận nên làm thế nào? Đại thần nói với giọng lạc quan, nhẹ nhõm: “Đây là việc tốt!” Quốc vương nghe vậy giận lắm, trách ông hí hửng khi thấy người khác gặp nạn, vì thế ra lệnh nhốt ông vào đại lao. Một năm sau, quốc vương lại ra ngoài đi săn, bị thổ dân bắt sống, trói vào đàn tế, chuẩn bị tế thần. Thầy phù thủy đột nhiên phát hiện quốc vương khuyết mất một ngón tay, cho rằng đây là vật tế không hoàn chỉnh, bèn thả quốc vương ra, thay vào đó viên đại thần tùy tùng làm vật hiến tế. Trong niềm vui thoát nạn, quốc vương nghĩ tới viên đại thần vui vẻ từng nói rằng mất ngón tay là việc tốt, liền ra lệnh thả ông, và xin lỗi vì đã vô cớ bắt ông chịu nạn 1 năm trong ngục tối. Vị đại thần này vẫn lạc quan nói: “Cái họa 1 năm ngồi tù cũng là việc tốt, nếu như tôi không ngồi tù, thì thử nghĩ, vị đại thần theo người đi săn mà bị lên đàn hiến tế kia sẽ là ai?”

Bởi vậy, việc tốt chưa chắc đã tốt hoàn toàn, việc xấu cũng chưa chắc đã hoàn toàn xấu; Phật giáo dạy “vô thường”, mọi chuyện có thể thành tốt, mọi chuyện có thể nên xấu. Người bi quan mãi mãi nghĩ đến mình chỉ còn một triệu đồng mà buồn lo, người lạc quan vẫn cảm thấy hạnh phúc vì mình vẫn còn mười ngàn đồng.

Khi Tô Đông Pha bị giáng về đảo Hải Nam, sự cô tịch, hoang vu trên đảo, so với thời kỳ đầu ông mới được thăng chức vùn vụt, đúng là hai thế giới khác nhau một trời một vực. Nhưng sau đó, Tô Đông Pha nghĩ, giữa vũ trụ này, sống trên hòn đảo cô độc này, thực ra, không chỉ có một mình ông, Trái đất cũng là một hòn đảo cô độc giữa biển cả, giống như con kiến giữa chậu nước, khi leo lên một phiến lá, đây cũng là một hòn đảo mồ côi. Vì thế, Tô Đông Pha cảm thấy, chỉ cần có thể biết hài lòng là có thể vui vẻ.

Ở trên đảo, mỗi lần ăn một món hải sản địa phương, Tô Đông Pha lại thấy mình thật may mắn vì đã được đến đảo Hải Nam này. Thậm chí, ông nghĩ, nếu trong triều có vị đại thần nào đến đây sớm hơn ông, ông làm sao có thể được tự mình nếm những món ăn ngon lành như thế? Vì vậy, nghĩ đến mặt tốt của mọi chuyện, là sẽ cảm thấy cuộc đời hạnh phúc không gì sánh nổi.

Những nhà sư xuất gia theo Phật giáo, chỉ một chiếc áo cà sa, một đôi giày cỏ mà vân du khắp cõi. Họ có thể đồng hành cùng kẻ hành khất, nhưng cũng có thể ngồi ngang với bậc quân vương, xem ra lẻ loi một mình, nhưng tăng có cả pháp giới, cùng một thể với chúng sinh trong vũ trụ, vậy nơi nào có chỗ cho cô đơn đây?

Bởi vậy, đời người không có vui buồn tuyệt đối, chỉ cần một tinh thần phấn đấu, tích cực, chỉ cần luôn nghĩ đến mặt tốt của mọi chuyện, tự nhiên có thể biến khổ thành vui, biến khó thành dễ, biến nguy thành an. Helen Keller nói: “Hướng về ánh nắng, bạn sẽ không nhìn thấy bóng tối.” Nhân sinh quan tích cực, chính là ánh nắng trong trái tim, lời này thật là chân giá trị!

Đại sư Tinh Vân (Nhuệ Anh dịch)

Nhà hàng xóm mới sắm cái ti vi LCD vài chục triệu, thế là bạn cũng lùng sục bàn với chồng, nhất định cuối tuần phải rước cái LCD về đặt ở phòng khách? Sai lầm. Nếu bạn đang cạnh tranh với họ xem ai nhiều của cải hơn, bạn đang phí tiền mua những thứ xa xỉ thay vì nên tích trữ và tự làm giàu cho chính mình.

2. Không đủ kiên nhẫn.

Hãy cảnh giác với những chiếc thẻ tín dụng. Chúng ra đời giúp bạn chi tiêu nhiều hơn số tiền thực có. Nhưng nếu bạn dùng thẻ tín dụng chỉ vì không thể chờ đến khi đủ tiền mua sắm, bạn đang làm giàu cho người khác và tự “chôn” mình dưới hố nợ.

3. Những thói quen xấu.

Shopping, ăn tiêu xa xỉ, hút thuốc, uống rượu, mê đánh bạc… là những thói quen xấu làm thâm thủng ngân sách. Mức độ “tàn phá” của những thói quen tai hại này luôn vượt xa chi phí trước mắt. Như hút thuốc chẳng hạn, một điếu thuốc ảnh hưởng không nhỏ đến sức khoẻ của bạn và kéo theo là sự sụt giảm khả năng kiếm tiền. Hay như “căn bệnh” nghiền shopping của giới chị em, chất một đống đồ trong tủ cho thoả cơn nghiền, không những làm hao ngân sách mà còn tốn thời gian cho những kế hoạch và mục tiêu làm giàu của bạn.

4. Không có mục tiêu sống.

Nếu không có mục tiêu làm giàu, bạn sẽ không có cơ hội làm giàu. Làm giàu không đơn giản là chỉ suy nghĩ hoặc nói to: “Tôi muốn thành tỉ phú”. Bạn nên dành chút thời gian để lên kế hoạch đầu tư hằng năm cũng như phương hướng thực hiện những dự tính của mình.

5. Chưa chuẩn bị tốt.

Những chuyện tồi tệ có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Nếu chưa chuẩn bị cho những tình huống xấu nhất bằng cách mua bảo hiểm thích hợp, sự giàu có bạn dày công xây dựng có thể đội nón ra đi.

Thống kê cho thấy nguy cơ bị sét đánh cao gấp nhiều lần cơ hội trúng số. Tham vọng làm giàu nhanh chóng có thể đẩy bạn vào tình huống ngược lại!

6. Quá nóng vội.

Sự giàu có không từ trên trời rơi xuống. Đừng nghĩ rằng trúng số là điều dễ xảy ra! Thống kê cho thấy nguy cơ bị sét đánh cao gấp nhiều lần cơ hội trúng số. Tham vọng làm giàu nhanh chóng có thể đẩy bạn vào tình huống ngược lại!

7. Dựa dẫm người khác.

Không ít người cho rằng mình ít kiến thức về đầu tư nên luôn nghe theo chỉ dẫn của người khác. Đó là một sai lầm nghiêm trọng. Ai cũng muốn kiếm thật nhiều tiền và kế hoạch họ vạch ra cho bạn có thể mang lợi cho họ nhiều hơn. Bạn có thể tham khảo những lời khuyên, những ý tưởng mới nhưng hãy là người quyết định cuối cùng việc đầu tư của chính mình!

8. Đứng núi này trông núi nọ.

Nghe người khác kể chuyện họ đầu tư kiếm được nhiều tiền, bạn lập tức lao theo. Nên nhớ rằng họ đầu tư thành công vì họ hiểu rõ lĩnh vực ấy và biết cách đầu tư hiệu quả. Quăng tiền vào những nơi mà chính bạn không hiểu làm thế nào để kiếm tiền thì cũng như quăng tiền ra cửa sổ.

9. Luôn e sợ

Bạn sợ rủi ro nên khư khư giữ tiền trong ngân hàng. Nhưng đừng quên rằng đồng tiền mất giá từng ngày, lạm phát chỉ có tăng chứ không bao giờ giảm. Sợ mất tiền có thể khiến bạn nghèo đi trông thấy.

10. Bỏ lơ tài chính

Một sai lầm rất phổ biến là tự cho mình đã kiếm đủ và tài chính sẽ tự sinh sôi. Làm giàu phải được vạch kế hoạch cụ thể và không xảy ra một cách thần kỳ với bất cứ ai.

(theo Sài Gòn tiếp thị)

Khả năng tự đánh giá là gì?

Đó là quá trình nhìn lại, đánh giá những kinh nghiệm sống để xem xét bạn đã tích luỹ được những kỹ năng liên quan đến nghề nghiệp nào và đánh giá xem các kỹ năng đó sẽ được tiếp thị tới nhà tuyển dụng ra sao.

Tại sao cần phái tự đánh giá?

Đây là bài tập quan trọng và đáng giá vì nhiều lý do:

Nó khiến bạn nhận ra những kỹ năng mà bạn có thể “bán được”, những kỹ năng mà đôi khi bạn không nghĩ chúng quan trọng đến thế. Nó giúp bạn đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng, giúp bạn có thể dễ dàng giải thích những kỹ năng và cách thức mà bạn tích luỹ được chúng.

Trong các cuộc phỏng vấn, bạn sẽ nhận thức đầy đủ không chỉ những kỹ năng bạn có để “bán” cho nhà tuyển dụng mà còn cả cách thức bạn tích luỹ chúng và chúng có thể áp dụng vào trong công việc thế nào.

Làm gì để tự đánh giá?

Hãy phân chia cuộc sống ra nhiều thành tố khác nhau: công việc, học hành, cuộc sống riêng…

Hãy xem xét từng thành tố và rút ra xem đã học tập được gì từ những kinh nghiệm tích luỹ được. Nên chú ý những khía cạnh: trách nhiệm, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm…

Suy nghĩ xem những kỹ năng bạn có có thể áp dụng vào ngành nghề, vị trí bạn mong muốn ra sao.

Viết ra tất cả những thứ đó để khi cần bạn có thể mở ra xem lại trước mỗi cuộc phỏng vấn.

Làm thế nào đánh giá những kỹ năng tích luỹ được?

Với sinh viên mới ra trường, các bạn thường lo lắng về việc thiếu kinh nghiêm, nhưng thực tế, quá trình học đã cho bạn nhiều kỹ năng cần cho công việc. Chẳng hạn: Những bài tập nhóm phát triển khả năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng giải quyết vấn đề. Viết luận phát triển kỹ năng suy nghĩ logic, phân tích, viết lách. Hoàn thành bài tập đúng hạn, xây dựng kỹ năng quản lý thời gian.

Những công việc bán thời gian liên quan đến nhiều mức độ trách nhiệm khác nhau cũng như xây dựng một số kỹ năng nhất định, hãy nghĩ về những gì bạn đã làm và kỹ năng nào có thể “bán” được mà bạn đã tích luỹ được ngoài những công việc chính của vị trí đó. Ví dụ:

Công việc bán hàng giúp bạn có kỹ năng giao tiếp, địch vụ khách hàng, kỹ năng giải quyết vấn đề, trách nhiệm thu giữ tiền bạc, hoá đơn… cho thấy bạn là người trung thành và thật thà.

Công việc chạy bàn xây dựng kỹ năng tổ chức, giao tiếp, dịch vu khách hàng và giải quyết vấn đề…

Trong cuộc sống riêng, bạn có thể tham gia vàocác hoạt động ngoại khoá, thể thao, tổ chức tiệc tùng, hội hè…

Việc tổ chức tiệc tùng, hay một sự kiện nào đó sẽ liên quan đến kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp quản lý thời gian và giải quyết vấn đề.

Xin tài trợ cho hoạt động của một câu lạc bộ, hội, nhóm… sẽ giúp bạn phát triển kỹ năng làm việc theo nhóm, kỹ năng tổ chức và trách nhiệm cá nhân cao…

Theo Tạp chí Khám phá

Tại công sở, bạn sẽ có rất nhiều việc, tuy nhiên mỗi việc có tầm quan trọng và hạn thời gian khác nhau. Vì vậy, bạn cần phải liệt kê mọi công việc được giao trong tuần hoặc trong tháng, sau đó xem xét những phần việc nào sẽ được ưu tiên giải quyết trước, phần việc nào có thể “ngâm” lâu hơn một chút mà không ảnh hưởng tới tiến độ chung của công ty.

Bản danh sách công việc còn có tác dụng giúp bạn giữ nhịp độ công việc được liên tục và nhịp nhàng. Sau khi hoàn thành công việc này, bạn sẽ bắt tay vào việc tiếp theo luôn thay vì mất một hồi để nhớ xem mình cần phải làm gì.

Rời công sở vào thời gian nhất định

Nếu bạn biết mình sẽ ra về vào đúng 5 giờ chiều, bạn sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn nói rằng bạn sẽ ra về khi hoàn thành công việc, bạn sẽ gặp phải hai vấn đề: Trước hết, với quá nhiều việc phải làm, làm sao bạn biết khi nào mình sẽ hoàn thành? Thứ hai, khi không có thời gian ra về cụ thể, bạn sẽ có thái độ trì hoãn.

Giải quyết công việc ngay

Nếu bạn có thể giải quyết một công việc nào đó trong vài phút, vậy hãy làm ngay. Trì hoãn sẽ không có lợi gì hết. Những hãy nhớ, gợi ý này chỉ dành cho những công việc nhỏ như trả lời đơn thư của khách hàng hay gọi điện thông báo kế hoạch làm việc cho đối tác.

Tập trung thông tin

Đừng lãng phí thời gian dò tìm từ máy tính tới hòm thư điện tử rồi PDA. Hãy lưu trữ mọi thông tin thích hợp vào một nguồn duy nhất và dễ tiếp cận nhất. Và dù lưu thông tin ở đâu, hãy nhớ tạo phần sao lưu để phòng trường hợp mất dữ liệu.

Cũng vì thế, các tài liệu giấy như các văn bản, hồ sơ trên bàn của bạn nên được sắp xếp gọn gàng hợp lý. Các tài liệu đã quá hiệu lực, hết giá trị thì hãy dọn dẹp để tránh nhầm lẫn.

Hạn chế tối thiểu sự gián đoạn

Ngoài công việc, chỉ có sự gián đoạn. Tránh trò chuyện tán gẫu với đồng nghiệp. Dành một khoảng thời gian cố định và vừa phải trong ngày để truy cập Internet, kiểm tra thư từ và các việc lặt vặt khác. Tắt điện thoại hoặc ít nhất để ở chế độ rung để tránh bị xao lãng trong khi đang tập trung công việc.

Sưu tầm

1. Thái độ là tất cả.

Bạn đang sống bi quan? đang nhuốm màu cuộc sống của mình bằng những lo sợ? Thay đổi cách nhìn với mọi việc, bạn sẽ “ổn” ngay thôi.

2. Tôn trọng và nhân hậu với mọi người.

Ai cũng đáng quý và cần được đối xử một cách lịch sự. Bạn có thái độ khác với họ vì họ khác bạn ư? Họ cũng có cảm giác và có quan điển riêng vì thế họ khác bạn. Hãy tôn trọng mọi người nếu như bạn muốn mình được tôn trọng.

3. Tránh so sánh.

Đừng mang ai ra để so sánh. Thay vì việc ngồi xem ai giỏi hơn ai bạn hãy nhìn những việc họ đang làm để rút ra kinh nghiệm cho bản thân.

4. Nhận trách nhiệm trong công việc và cuộc sống.

Đổ lỗi hay biện minh cho mình chỉ làm bạn thêm kém hoạt động. Nhận trách nhiệm nhưng cũng không có nghĩa là cứ dằn vặt mình mãi về khuyết điểm đó. Phải rút được kinh nghiệm và giúp mình tiến lên.

5. “Chẳng ảnh hưởng đến tôi đâu”

Nếu ai đó chê bai bạn, đừng vội nản lòng nhé. Hãy giữ nó như một lời khích lệ vì giá trị của bạn là do bạn, là chính bạn, và là thực chất của bạn. Họ sẽ không thể dùng chiêu “thọc gậy bánh xe” để hại bạn được vì bạn luôn biết “chẳng ảnh hưởng đến tôi đâu”.

6. Tôn trọng thời gian của người khác.

“Một ngày tồi tệ” bạn thốt lên và muốn trì hoãn mọi công việc. Nhưng đâu phải ai cũng như bạn nên hãy chắc chắn rằng bạn không ảnh hưởng đến thời gian của người khác. Thời gian là thứ quý nhất chúng ta có, nếu bạn muốn lãng phí nó thì hãy làm một mình.

7. Lên danh sách (list) những việc phải làm.

Chắc bạn đã từng lên danh sách cho mình một núi công việc nhưng cũng không ít lần thất vọng vì việc làm được quá ít. List công việc bạn phải làm nhưng đồng thời cũng phải tạo nên một list khác cụ thể hơn cho từng ngày như làm việc gì, cần bao lâu…Bạn sẽ nhận ra một ngày của bạn trôi qua như thế nào, những công việc quan trọng nào bạn đã hoàn thành và núi công việc kia sẽ không còn là nỗi ám ảnh.

8. Chú ý đến những người xung quanh.

Hàng ngày bạn vẫn tiếp xúc với khách hàng, các bạn đồng nghiệp, và tất cả mọi người xung quanh bạn. Thay vì giữ một thái độ lạnh nhạt bạn thử cảm ơn họ vì đã mua hàng, vì đã giúp đỡ bạn, vì mối quan hệ họ tạo ra và vì cả công việc tốt đẹp bạn đang có. Bạn sẽ nhận được nhiều hơn bạn nghĩ.

9. Cảm nhận những điều nhỏ bé xảy ra với bạn.

Một ánh mắt khích lệ của đồng nghiệp, một nụ cười thật tươi của khách hàng sẽ giúp bạn nhận ra “mình làm việc tốt đấy chứ”. Những điều nhỏ bé đó có sức mạnh hơn cả lời nói.

10. Một thái độ lạc quan sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn.

Khi bạn lạc quan bạn sẽ nỗ lực hết mình cho công việc. Mọi người sẽ nhận ra bạn và công nhận khả năng đích thực của bạn.

Sưu tầm

Bạn chắc chắn sẽ hứng thú làm việc hơn khi có một mục tiêu gần để vươn tới. Công việc quá buồn tẻ ư? Hãy tự tạo cho mình những niềm vui nho nhỏ như: cuối tuần sẽ đi mua sắm với cô bạn thân nếu tuần này hoàn thành tốt báo cáo. Từ sự tự cố gắng này, bạn sẽ có nhiều cơ hội thăng tiến vì luôn hoàn thành tốt công việc. Đặt mục tiêu trước mắt giúp bạn biết được mình đang ở đâu.

Hãy cố gắng mỗi ngày

Ngày nào cũng cố gắng làm việc hết mình. Đến cuối ngày, bạn tổng kết xem hôm nay mình làm được việc gì tốt, việc gì chưa tốt để hôm sau cố gắng hơn. Làm như thế, bạn sẽ không bao giờ phải ân hận là mình đã chưa cố gắng hết mình. Mỗi sáng thức dậy, hãy nghĩ xem mình có thể làm được gì ngày hôm nay.

Làm việc với tâm trạng vui vẻ

Bạn đang chán ngấy công việc và thường bắt đầu làm một cách cẩu thả, vội vã, mệt mỏi. Hậu quả: bạn càng thấy chán công việc hơn. Trước khi bắt tay vào làm việc, hãy dành chút ít thời gian để thư giãn, cập nhật thông tin (đơn giản như đọc báo chẳng hạn). Hãy bắt đầu làm việc với trạng thái tâm lý tốt nhất, bạn sẽ thấy điều kì diệu.

Tự tạo khoảng nghỉ trong văn phòng

Văn phòng quá ngột ngạt, chuông điện thoại reo liên hồi khiến đầu bạn như muốn nổ tung. Bạn thèm khát được hít thở không khí trong lành ngoài trời. Hãy dung hòa bằng cách đưa thiên nhiên vào chỗ làm việc của bạn.

Chọn hình nền vi tính bằng một bức tranh phong cảnh nhiệt đới, lịch để bàn với hình thù vui nhộn, lọ hoa tươi vẫn còn long lanh sương, cuối cùng là một bữa ăn trưa bên ngoài cùng cô đồng nghiệp thân thiết.

Tận dụng thời gian để nâng cao nghiệp vụ

Ghét công việc hiện tại không có nghĩa là bạn không thể học được cái gì mới. Hãy tận dụng thời gian để biến mình trở thành chuyên gia. Hãy tham gia mọi khóa đào tạo của công ty, nếu được phép. Năng đọc sách báo, học cách lắng nghe người khác,… Hãy biến công việc nhàm chán này thành cơ hội để tự hoàn thiện bản thân.

Xả hơi sau giờ làm

Sau giờ làm, bạn có thể tham gia một hoạt động tập thể nào đó. Chẳng hạn: đi bơi, đến phòng tập, đi mua sắm, uống cà phê cùng bạn bè,… Đó là cách để bạn tự thưởng cho mình sau một ngày làm việc vất vả. Cuộc sống của bạn sẽ nhiều niềm vui hơn.

Luôn giữ quan hệ tốt với đồng nghiệp

Những mối quan hệ tốt với mọi người xung quanh đồng nghĩa với việc bạn đến công ty với một nụ cười và đón nhận được nhiều nụ cười khác. Mỗi sáng đi làm, bạn nhận được nhiều lời thăm hỏi, bạn cảm thấy mọi người đang yêu quý mình, và việc đi làm không còn là gánh nặng.

Theo Dân trí

2. Biết rõ việc được nhờ. Chúng ta có thể quyết định ngay mà lại không biết “lượng” sức mình có giữ đúng lời hứa hay không. Tuy nhiên, từ chối “thẳng thừng” thì lại kém tế nhị. Hãy “hoãn binh” một lúc để “chọn” từ ngữ, giọng nói và thể ngữ (ngôn ngữ cơ thể) cho hợp lý để tránh căng thẳng cho cả hai.

3. Đánh giá yêu cầu. Hãy cân nhắc chi tiết và lĩnh vực được yêu cầu. Cố gắng tìm một thỏa hiệp để đẹp lòng đôi bên. Bạn có thể phân tích để giúp người kia hiểu rõ hoặc đề nghị cách giải quyết khác. Như vậy là bạn đã thể hiện sự cảm thông và chia sẻ với người kia.

4. Xác định khả năng. Trước khi từ chối, hãy xác định là bạn không thể thỏa mãn yêu cầu của họ, vì bạn không đủ khả năng hoặc bạn quá bận. Nếu đúng sở trường mà bạn từ chối thì bạn có thể mất uy tín, vì vậy bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng.

5. Cảm thông và hiểu biết. Biết người và biết ta để tránh ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ. Hãy chân thành và xin lỗi nếu bạn không thể giúp họ, đồng thời tỏ ra bạn luôn lắng nghe, nhưng vì “lực bất tòng tâm”.

6. Đừng gởi tin nhắn, email hoặc lời nhắn. Nên gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại để tránh hiểu lầm. Nếu không, bạn có thể bị đánh giá thấp vì họ hiểu là bạn coi thường họ. Gặp nhau trực tiếp là cách tốt để có thể hiểu nhau hơn, không bị “tam sao thất bổn”.

7. Đừng trì hoãn khi đã quyết định. Đừng để đến ngày mai những gì bạn có thể làm ngay hôm nay. Quán tính sẽ làm bạn lần lữa, e ngại, và khiến người khác hiểu sai về bạn. Đừng quên: “Một sự bất tín, vạn sự không tin”. Đó cũng là chính mình hạ giá mình!

8. Đừng “thế thủ”. Bạn không nên tỏ vẻ độc đoán hoặc chê trách họ. Hãy biết phục thiện, nhận khuyết điểm và cảm thông khi đối thoại. Cố chấp và bảo thủ là các động thái “đào sâu” hố ngăn cách, không thể tái lập bình thường hóa.

9. Đừng nói “không” đang khi thảo luận. Cũng vẫn từ chối, nhưng thay vì nói “không”, bạn hãy dùng cách nói “nhẹ” hơn như “Tôi hiểu rằng…”, “Tôi không thể, vì…”. Và nên tránh “cướp lời”, lắng nghe và gật đầu để thể hiện sự cảm thông.

10. Đừng “thổi phồng” vấn đề. Hãy bình tĩnh trước vẻ tức giận và thất vọng của đối phương, chú ý những gì họ nói ngoài những từ ngữ không đẹp mà họ nói. Đừng “nhiễm” cơn nóng của họ hoặc đừng “đổ dầu vào lửa”.

Biết rằng không dễ từ chối, nhưng trước khi từ chối, hãy đặt mình vào hoàn cảnh của họ và hiểu sự ảnh hưởng đối với họ khi bạn từ chối. Khi họ nhận thấy bạn vẫn quan tâm và cảm thông, họ sẽ dễ chấp nhận lời từ chối của bạn hơn.

Theo Người Lao Động